Leitfrage: Was müssen Sie organisieren, wenn Sie eine Nichtfachkraft tatsächlich einsetzen?
Auch dieser Artikel gilt für betriebserlaubnispflichtige Einrichtungen nach § 45 SGB VIII. Die anderen Artikel dieser Reihe haben das Zustimmungsverfahren erklärt „Wenn der Abschluss nicht auf der Liste steht". Ist die Zustimmung erteilt, kommen konkrete organisatorische Pflichten hinzu, die über die reine Einstellungsentscheidung hinausgehen.
Wie darf eine Nichtfachkraft eingesetzt werden?
Ohne erteilte Zustimmung kann eine Person ausschließlich im gruppenergänzenden Dienst eingesetzt werden, also unterstützend, ohne eigenständige Gruppenverantwortung (vgl. Niedersächsisches Landesamt für Soziales, Jugend und Familie 2025).
Mit erteilter Zustimmung ist ein Einsatz im pädagogischen Gruppendienst grundsätzlich möglich, es gibt keine pauschale Obergrenze für die Anrechnung auf die Personalmindestausstattung. Etwaige Einschränkungen ergeben sich nicht aus einer allgemeinen Regel, sondern aus den Auflagen, die das Landesjugendamt im Zustimmungsbescheid festlegen kann.
Nichtfachkraft oder Quereinsteiger*in?
Nicht jede Nichtfachkraft ist automatisch ein Quereinstieg im engeren Sinn: Manche Personen haben lediglich einen fachnahen, aber nicht gelisteten Abschluss, ohne dass sich ihr bisheriger beruflicher Weg grundlegend ändert. Handelt es sich dagegen tatsächlich um einen Berufswechsel, kommen zusätzliche, sehr individuelle Anforderungen hinzu, die ein pauschaler Einarbeitungsplan allein nicht abdeckt, etwa der Aufbau einer beruflichen Identität in einem neuen Feld. Was Quereinsteigende zusätzlich brauchen und wie Sie das systematisch in Ihre Personalentwicklung einbauen, behandeln „Quereinstieg als Chance: Was muss Ihre Personalentwicklung dafür leisten?" und „Quereinsteiger*innen einstellen: So planen Sie nicht an der eigenen Entlastung vorbei".
Einarbeitung: Ihr Vorschlag, nicht ein festes Schema
Ein landesweit einheitliches Einarbeitungsschema gibt es grundsätzlich nicht, weder für Fachkräfte noch für Nichtfachkräfte. Bei einer Nichtfachkraft ist die Einarbeitung jedoch ausdrücklich Teil eines behördlichen Prüfverfahrens: Den Vorschlag zur Einarbeitung machen Sie als Träger selbst im Zustimmungsantrag. Das Landesjugendamt prüft diesen Vorschlag und kann ihn im Bescheid um zusätzliche Auflagen ergänzen, etwa weitere Fortbildungen, wenn dies zur Absicherung des Kindeswohls erforderlich erscheint. Wie ein solcher Einarbeitungsplan konkret aussehen kann, strukturierter Plan statt informellem Mitlaufen, feste Ansprechperson, differenzierte Praxisanleitung, zeigt „Quereinstieg als Chance: Was muss Ihre Personalentwicklung dafür leisten?". Einarbeitung und Anleitung in der Praxis sind dabei keine zwei getrennten Baustellen, sondern beziehen dieselbe Ressource: die Zeit einer erfahrenen Fachkraft, die die neue Person begleitet. Bereits das amtliche Antragsformular verlangt konkrete Angaben zu den Rahmenbedingungen der Einarbeitung (siehe „Wenn der Abschluss nicht auf der Liste steht"), das Land geht also selbst davon aus, dass diese Ressource benannt und nicht stillschweigend vorausgesetzt werden kann.
Laufende Pflichten während der Beschäftigung
- Regelmäßige, fortlaufende Supervision außerhalb des Teams sowie interne kollegiale Beratung und Fachberatung sind zu gewährleisten und nachzuweisen.
- Bei einer laufenden Weiterqualifizierung: Qualitätssicherungsmaßnahmen entsprechend den Vorgaben des Leistungsangebots auch für diese Zeit sicherstellen.
- Nach Abschluss einer Weiterqualifizierung: Durchführung dem Landesjugendamt nachweisen; erst danach bestätigt das Amt den Einsatz analog einer Fachkraft.
(vgl. Niedersächsisches Landesjugendamt 2024)
Wo ist besondere Vorsicht geboten?
Es gibt keinen festen Ausschlusskatalog bestimmter Einrichtungstypen für Nichtfachkräfte. Die Zustimmung wird einzelfall- und leistungsangebotsbezogen erteilt, das Landesjugendamt passt den Prüfmaßstab an die Anforderungen des jeweiligen Angebots an: Je anspruchsvoller die Aufgabe, desto höher die personellen Anforderungen (vgl. Bundesarbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter 2025). Bei besonders sensiblen Angeboten, etwa der Inobhutnahme, muss zumindest das Aufnahmeverfahren durch eine reguläre Fachkraft sichergestellt sein.
Ihre Checkliste vor der Besetzung
- Ist der Zustimmungsantrag beim Landesjugendamt gestellt, inklusive Einarbeitungskonzept?
- Sieht das Einarbeitungskonzept die Zeitressourcen einer weiteren Fachkraft vor, für Einarbeitung und Anleitung in der Praxis?
- Soll die Person perspektivisch als Fachkraft anerkannt werden? Dann Weiterqualifizierung gleich mitplanen und im Antrag angeben.
- Sind Supervision und Fachberatung für die Zeit der Beschäftigung beziehungsweise Qualifizierung organisiert?
- Bei sensiblen Leistungsangeboten: Rücksprache mit dem Landesjugendamt vor der Antragstellung gehalten?
Zum Nachlesen
Rechtliche Grundlagen
- Sozialgesetzbuch Achtes Buch (SGB VIII), § 45 (Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung), § 47 (Mitteilungspflichten). → Rechte, Ordnungen, Erlasse
Verwendete Quellen
- Bundesarbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter (2025): Betreuungskräfte in erlaubnispflichtigen (teil-)stationären Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe. Personaleinsatz vor dem Hintergrund aktueller Herausforderungen und Entwicklungen. Münster.
- Niedersächsisches Landesamt für Soziales, Jugend und Familie (2025): Auswertungsbericht Hilfen zur Erziehung, Stand 31.12.2024. Hannover.
- Niedersächsisches Landesjugendamt (2024): Hinweise zur Weiterqualifizierung von Nichtfachkräften (NFK) / Quereinsteigenden in (teil-)stationären Einrichtungen der Kinder-, Jugend- und Eingliederungshilfe in Niedersachsen. Stand 01.10.2024.
